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メール連携

これは何か​

業者とのメールのやり取りを Happa 内で追跡するための仕組みです。

大学祭の運営では、業者との連絡はメールで行われることが多く、そのやり取りが個人のメールボックスに散在してしまいがちです。このメール連携機能により、業者とのメールが自動で Happa に取り込まれ、どの業者とどんなやり取りがあったかを一元管理できます。

2つのテーブルで構成されます。

SpsEmailAccount（メールアカウント設定） どのメールアドレスのメールを取り込むかを設定します。IMAP（メールの受信プロトコル）を使って Gmail 等から自動取り込みします。

SpsInboxEmail（取り込まれたメール） 取り込まれた1通1通のメールです。取り込まれたメールは、どの業者に関するメールかを運営スタッフが手動で紐づけます。

メールが取り込まれてから使われるまでの流れ​

① バッチ処理が定期的に IMAP サーバーに接続し
  新しいメールを自動取り込みする
      ↓
② 取り込まれたメールはすべて「未マッチ（UNMATCHED）」状態
      ↓
③ 運営スタッフが「このメールはあの業者とのやり取りだ」と
  業者（SpsCompany）に紐づける → 「マッチ済み（MATCHED）」
      ↓
④ 必要であれば商談ログ（SpsCompanyLog）にも紐づけて
  「どの打ち合わせに関するメールか」を記録する

  ※ 業者と無関係なメールは「無視（IGNORED）」にして管理対象外にする

SpsEmailAccount — メールアカウント設定​

誰が使うか​

  • 管理者（スーパーユーザー）のみ：認証情報を含む設定のため、一般の運営スタッフは変更できない

できなければならないこと​

  • 管理者がメールアカウントを追加・変更・削除できる
  • 送信済みフォルダを設定することで、受信メールだけでなく送信メールも取り込める

できてはいけないこと​

  • 認証情報（アプリパスワード）を暗号化せずに保存すること
  • 同じメールアドレスを複数登録すること。同じアドレスから二重に取り込みが発生する。
  • 一般の運営スタッフがアカウント設定を変更すること
  • サークル側ユーザーがアカウント設定を閲覧・操作すること

SpsInboxEmail — 取り込まれたメール​

マッチングステータス​

状態意味
UNMATCHED取り込まれたが、まだどの業者にも紐づいていない
MATCHED業者（SpsCompany）と紐づけ済み
IGNOREDSPN の管理対象外と判断し、リストから除外した

誰が使うか​

  • 運営スタッフ：取り込まれたメールを確認し、業者への紐づけを行う

できなければならないこと​

  • 運営スタッフがメール一覧を確認できる
  • 運営スタッフが UNMATCHED のメールを業者に紐づけできる（UNMATCHED → MATCHED）
  • 運営スタッフが MATCHED の紐づけを別の業者に変更できる（誤って紐づけた場合の修正）
  • 運営スタッフがメールを「無視」にできる（UNMATCHED または MATCHED → IGNORED）
  • 運営スタッフが誤って IGNORED にしたメールを UNMATCHED に戻せる
  • 運営スタッフが MATCHED のメールを商談ログ（SpsCompanyLog）に紐づけできる

できてはいけないこと​

  • メールを手動で作成すること。メールはバッチ処理による自動取り込みによってのみ生まれる。
  • 取り込んだメールの本文を編集すること。業者とのやり取りの証跡として原文を保持する。
  • メールを削除すること。不要なものは IGNORED にして管理対象外にする。削除は禁止。
  • 業者と紐づいているメールが、業者との紐づけなし（UNMATCHED）という矛盾した状態になること
  • サークル側ユーザーがメールを閲覧・操作すること